Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

Kategória: Hírek | Cikk Gyors olvasása
MEGOSZTÁS

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

"Fogadd meg azokat a tanácsokat, amiket másoknak adsz!" - mondta Laci bácsi, a népművelő legenda. Szót fogadtam hát neki, amikor saját rendezvényemet szerveztem. Jöjjön hát egy esettanulmány. A Márton-napi Dínom-dánomot veszem górcső alá, megvizsgálom mitől volt sikeres és azt sem hallgatom el, miket csesztem el...

Cégem, a Vaga Banda Kft. jórészt Intézmények által kap megbízást rendezvényszervezésre. Feladataim túlmutatnak a műsorszolgáltatáson, művészközvetítésen. Az idén is több komplex nagyrendezvényem volt, ahol alfától az omegáig mi intéztünk mindent. Etettünk, itattunk, szórakoztattunk, hangosítottunk, bejelentettünk, papíroztunk, ahogy szokott ez lenni. Ezekről a bulikról nem számolhattam be nektek teljes részletességgel. Viszont jelen alkalommal én voltam saját magam megbízója, így örömmel osztom meg veletek tapasztalatomat.

2018. november 11-én első alkalommal szerveztem meg a Fügedi Márta Népművészeti Egyesülettel karöltve az I. Márton-napi dínom-dánomot. A rendezvény helyszíne az Egyesület otthona, a Diósgyőri Kézműves Alkotóház volt. A mulatság fizetős volt, 990-Ft-os belépődíjat szedtünk. Szép számmal érkeztek a vendégek, a népi motívumokkal díszített ház és gyönyörű udvara megtelt élettel, a készülő libás ételek füszeres illata nyújtozkodott a levegőben, a gyerekzsivallyal keveredett népzenétől volt hangos a tér, mosolygós arcokat lehetett látni mindenfelé.. Az országos és a helyi média is hírt adott rólunk, a vendégek pedig szép élményekkel gazdagodtak.

A fotókat Ádám János készítette. Forrás: www.minap.hu

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

A főszerepben a libák voltak

Az alábbiakban pontokba szedtem a legfontosabbakat, amik hozzá segítettek a rendezvény sikeréhez.

Előkészületek:

1. Megválasztottuk gondosan az időpontot. Megnéztük van-e hasonló rendezvény a közelben. Nem volt, így bele mertünk vágni.

2. Jó partnert választottunk a szervezéshez. A népművészekkel évekre visszanyúló barátságot ápolunk. Ők adták a helyet, a népművészeti vásárt és kismesterség bemutatót, valamint a büfé egy részét. Mi vittük a programokat, szolgáltattuk a műsort, hangtechnikát és szerveztük társként a rendezvényt.

3. Pozicionáltuk a rendezvényt, ezáltal meghatároztuk a célközönséget is. Hagyományörző gasztro-kulturális fesztivált szerettünk volna, olyan gyerekes családokat vártunk, akik számára érték a népi kultúra.

4. A pozicionálás által adott volt a programok jellege is. Nem volt lakodalmas zene, de popsztár fellépő sem. Így lemondtunk a közönség egy részéről, cserébe viszont lézerpontossággal tudtuk megszólítani célközönségünket és bevonzani a rendezvényre.

5. Részletes, mindenre kiterjedő költségvetést készítettünk. Kiszámoltuk a költségeinket és terveztük a bevételünket.

6. Készítettünk rendezvénylevezénylési forgatókönyvet. Ez egy excell táblázat, ahol le van írva pontosan, ki, mikor, mit csinál és ki, melyik területnek a felelőse. A részletes átbeszélés során vizionalizáltuk a rendezvényt és megoldásokat kerestünk a felmerülő kérdésekre.

7. Készültünk B tervvel, rossz idő esetére. Tudomásul vettük és elfogadtuk, hogy ha rossz idő lesz, valószínű anyagilag bukta lesz a rendezvény.

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

Az érdeklődők megismerhették, hogyan dolgoznak a mesterek

A marketing:

1. Offline plakáton és szórólapokon hirdettünk, amin használtuk a QR kódot.

2. Online a facebookon hírdettük az eseményt. Hírdetéskezelőt használtunk, a célközönségre szűkítettünk.

3. Időben küldtük a sajtóközleményt a média listánkra. 

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

Népzenészek gondoskodtak a talpalávalóról

A megvalósítás:

1. Profi biztonsági őröket szerződtettünk, akik pontosan, udvariasan végezték a beléptetést.

2. Már a bejáratnál ajándék libazsíros kenyérrel vártuk a vendégeket. ez a belépőjegyhez járt.

3. A bábszínház kezdési időpontját a gyerekek életkori sajátosságait figyelembe véve határoztuk meg.

4. Az előadások mellett gondoskodtunk kiegészítő programokról is, így egy percet sem unatkozott senki.

5. Az éhség rossz közérzetet ad, ezért a népművészek gondoskodtak az ünnepi ételek széles választékáról.

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

Paprika Jancsi tréfáin a hasukat fogták a gyerekek a nevetéstől

Eredmények:

1. Az előre betervezett nézőszámot simán hoztuk.

2. Kihoztuk a rendezvényt nullára. Ez volt a cél. Hiszen támogatás nélkül, saját erőből hoztuk létre ezt a kulturális eseményt.

3. Mindkét szervezettnek a helyi és országos ismertsége is növekedett a kiváló média viszhangnak köszönhetően.

4. És ami számomra a legfontosabb: a megkérdezett fesztiválozók szerint nagyon jól érezték magukat és legközelebb is szívesen eljönnének hasonló rendezvényre.

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

Senki nem maradt éhen Márton napján

Tapasztalatok, hibáim:

1. A látogatók közül szerettem volna minél többüknek az email elérhetőséget elkérni, hogy a legközelebbi rendezvényről tudjam közvetlenül értesíteni. Nos, mindössze hármat sikerült gyűjteni. Ennek az volt az oka, hogy nem volt ember, aki ezzel foglalkozzon. Az ajándék libazsíros kenyér mellett szerettünk volna gyűjteni. Jövőre erre jobban odafigyelek.

2. A facebookon az eseménynél naponta terveztem posztolni valami érdekességet a rendezvényről, erre már nem jutott erőforrásom. Megoldás lett volna, ha előre megírom ezeket és a facebook lehetőséget ad, hogy időzítsem a bejegyzés megjelenését, akár úgy, hogy minden nap megjelenik egy.

3. Tudjuk, hogy más-más anyagi kondíciókkal érkeznek a vendégek. A belépőjegynél több "csomagot" is kínálhattam volna. Lehetett volna egy délelőtti, egy egész napos és egy VIP csomag. a VIP -hoz járt volna extra népi étel kóstoló. 

4. Lehetett volna  a rendezvényt kapcsolatépítésre is jobban kihasználni. Akár a város vezetéséből, akár potenciális szponzorok meghívásával. Őket aztán jól megvendégeltük volna, iszunk, eszünk, beszélgetünk, barátkozunk és építjük a kapcsolati hálónkat.

Hogy néz ki a rendezvényszervezés a gyakorlatban?

A Vaga Banda Gólyalábasainak legújabb előadásának bemutatóján is jól szórakoztak a "kurtalábú libasültpusztítók"

Ha kiváncsi vagy még a rendezvénnyel kapcsolatban valamire, kérdezz bátran kommentben vagy privát üzenetben!

 

Vissza

Címkék : rendezvényszervezés, Márton nap, bábszínház, sikeres rendezvény

Hozzászólások :

Csatlakozz a beszélgetéshez!

Oszd Meg a Cikket :


Szerző

Kapusi Szabolcs

Szeretném segíteni elhivatott kulturális szervező barátaim munkáját blogommal. Hírek, érdekességek, hasznos információk találhatók itt a rendezvény- és fesztiválszervezés világából. Rendezvényszervező cégemet családi napok, gyermek szabadidős programok, képzések, táborok megszervezésével szokták megbízni. Produkciós vezetőként a Vaga Banda Gólyalábasok, a Hűha Óriásbábos Társulat, az Egyszervolt Mesezenekar és az Aranykapu Bábszínház produkcióinak menedzselésével foglalkozom. Előadóművészként nagy örömmel veszek részt a csapatok előadásaiban, gólyalábas konferansz és bábszínész szerepkörökben.

Kapcsolódó cikkeink: