Elemi szabályok? Protokoll? Illem és etikett? Hol vagyunk? Az „udvarban”? Dehogy! Ez itt kérem egy fesztivál, falunap, városi ünnep (kulturális rendezvény, zenei fesztivál, avagy tetszés szerint behelyettesíthető egyéb programsorozat) ahol a rendezvényszervezőnek tudni illik, hogy mi illik!

Protokoll rendezvényen innen, rendezvényen túl…

A téma taglalása közben jutott eszembe kontrasztként Laczfi Endre Toldi számára olyannyira sértő megszólítása: „Hé, paraszt! melyik út megyen itt Budára?”
Megnyugtatok mindenkit, nem fogok műelemzésbe kezdeni, pedig könnyebb dolgom lenne, mint meghatározni azt, milyen protokolláris teendők várnak a kulturális rendezvényszervezőre, népművelőre.

A művelődésszervező mindenhez ért! Mindenhez IS!

A jó műsorszervező remek logisztikus, kiváló diplomata, pénzügyi zsonglőr, kreatív mindenes, varázsló. A vérbeli népművelő, ha kell, két csettintéssel elűzi a felhőket az égről, simán elővarázsol egy nyulat nem csak cilinderből, hanem szalmakalapból is. Ha kell, előadóművész, bábmester, szakács, mikor melyik szereplő, fellépő produkciója fuccsol be. De legyünk optimisták, reméljük a legjobbakat – minden remek lesz!

Van itt még valami… 

Ismerete, alkalmazása nélkül nem rendezvényszervező a rendezvényszervező. Ez pedig az áldott-átkozott protokoll. A protokoll többféleképpen értelmezhető, kicsit kitérünk erre is, arra is, hiszen egy programsorozat létrehozásakor összemosódik többféle protokolláris fogalom, teendő. De az biztos: a protokoll segít eligazodni, remek útikalauz.

Protokoll I.

A protokoll alapvetően a hivatalos kapcsolattartás íratlan és írott szabályait, a kommunikáció formáját, módját meghatározó kitételrendszerek, melyek hivatalos rendezvényeken, megbeszéléseken, meghívások alkalmával használandóak. A protokoll jelentheti a tárgyalás jegyzőkönyvét, illetve egyéb adatokat, tényeket, melyeket különféle okok, célok miatt – általában jegyzőkönyvben – rögzíteni kell. 

Csak kissé hatolnék be a diplomáciai protokoll rejtelmeibe, pusztán a legszükségesebbeket prezentálnám tisztelt rendezvényszervező kollégáimnak és olvasóinknak.

Hivatalos jeles napok

Van a tarsolyunkban néhány jeles nap (állami ünnepek és emléknapok), megtartásukat jogszabály írja elő, és hivatalos rendezvények keretei között ünnepeljük. Személy szerint nagyon kedvelem ezeket, főleg, ha hétköznapra esnek, mint például az idei augusztus 20-a, Államalapító Szent István ünnepe. 

Vannak egyéb, nem nemzetközi rendezvények – avatás, helyi megemlékezések, megnyitók, falunap –, ahol a polgármesterek szabadon dönthetnek az állampolgárok, helyi és központi hivatalos személyiségek fogadásáról az általuk szervezett helyi rendezvényeken. Azonban itt is gúzsba köti őket a viselkedési normarendszer: a hivatalos protokoll megtartása ezeken is kötelező. A köztisztviselők megjelenésének mindig üzenetértéke van: az általuk képviselt értékekhez nem passzol a sort és a tangapapucs. A köztisztséget viselő férfiak és nők öltözéke a különféle alkalmakhoz, évszakokhoz illően elegáns, előnyös, visszafogott kell, legyen, bármennyire laza az esemény, melyre hivatalosak. Erről bővebben írtam már a dresszkód című cikkben.

Protokoll II

A protokoll jelentheti – hogy kaptafánál maradjunk – egy rendezvény tervét, megszervezésének menetét, azaz ez esetben is támpontot ad, segít. A rendezvényszervezés szép ívű folyamatprotokoll, forgatókönyv mentén halad a tervezéstől, előkészítéstől a lebonyolításon át az utómunkákig. A művelődésszervező, kulturális rendezvényszervező koordinálja, egyengeti a színfalak mögött láthatatlanul, de roppant hatékonyan a műveletet.

A költségterv a kiadásokkal, bevételekkel, az ütemterv a feladatokkal, felelősökkel, a szerződésekkel, az utasítási protokollal, a meghívottak, a helyszín, az ajánlatbekérések, az ellenőrzőlista, a forgatókönyv, a reklám- és sajtóterv, az infrastruktúra, a dekoráció, az eszközök, technika, előadók fogadása, időpontok, időtartamok, értékelés, számlák, dokumentálás… felsorolni is sok – de ez is protokoll.

Államtitkár úr, kérem, szedje a csülkeit, a körömpörkölt tálalva! 

Kulturális rendezvényeken, családias falunapokon, általában már koraeste tetőfokára hág a hangulat. A polgármester megszólítása általában ilyenkor már csak „Tegéza”. Vannak személyek, akiket mindig köt a „miheztartás”, a jómodor, és helyzetek, melyekben minden körülmények között meg kell őrizni a hidegvérünket. 

Az etikett irányít, támogat, segít, világosan lefekteti számunkra, rendezvényszervezők számára a szabályokat. Hiába emancipáció, az illem átível a korokon, évszázadok óta alig-alig lazult a gyeplő.

Viselkedj, megmondom ki vagy – hagyományos etikett, jómodor

Nem csak elvárt, hanem hasznos, ha a viselkedéskultúra alapjaival tisztában vannak a rendezvényszervezők. Ha a műsorszervező nincs tisztában elemi szabályokkal, elbizonytalanodik. Nem csoda. Az olyan íratlan szabályok, mint a kölcsönös tisztelet, a határozott, de mértéktartó viselkedés, a szerénység evidens.

Egyet mondok – viselkedéstechnikai passzívák

Előzékenység, fellépés, figyelmesség, illedelmesség, lelkiismeret, jellem, megjelenés, önuralom, türelem, pontosság... 

Kettőt mondok – viselkedéstechnikai aktívák

Köszönés, napszakhoz, társadalmi ranghoz, korhoz illően, ki köszön kinek, tegezhetünk-e, ha igen, kit, ki fog kezet kivel, hogyan, kihalt-e a kézcsók, illik-e vagy sem, ki szólít meg kit, hogyan mutatkozunk be, bemutatkozzunk-e, vagy be kell, hogy mutassanak bennünket. Vannak hétköznap protokollkellékek, például a névjegy, az ajándékok, a telefonálás… És vannak kőbe vésett illemszabályok, melyeket protokoll ide, vagy oda, illik követni és betartani. Többkötetnyi elvárás, útmutató, támpont.

Kivel, hogyan

Magas rangú vendégek fogadásakor általában külön „protokollos” biztosítja, hogy ne kerüljön olyan a palacsintába, ami nem odavaló, azaz használati utasítással szolgál, ha tanácstalanok vagyunk. Nyugodtan forduljunk hozzá.

Laci bácsi minden rendezvényszervezés alfája és omegája egy alkalommal így mentette ki magát, mert kissé elmaradt a vasárnapi ebédről: „De anyjuk! Tudod, hogy mise, aztán kocsma! Máma ittunk egy plusz kört, Pali születésnapja miatt. Ilyen esetekre ez a protokoll. Jó étvágyat!”

Ti kerültetek kellemetlen helyzetbe magas rangú vendég látogatásakor? Kérlek, mesélj! Ki, és hogyan oldotta meg a helyzetet?