A napsugarak megjelenésével szívesen szervezünk szabadtéri rendezvényeket, de számolnunk kell az időjárással – hiszen könnyen keresztülhúzhatja a terveinket. Az egyik legnagyobb ellenségünk az eső, különösen akkor, ha széllel párosul.

Az elmúlt héten már írtam, milyen esőtervekkel készülhetsz, ha szabadtéri rendezvényt szervezel. Ezen a héten az esőszabályzatot vesszük górcső alá, ami különösen akkor fontos, ha jegybevételes a rendezvényed.

Állítsunk össze egy szabályzatot

Az eső pillanatok alatt elmoshatja a gondosan megszervezett rendezvényünket, ezért a legjobb, ha a tervezési szakaszban összeállítunk egy esőszabályzatot. Ennek során gondoljuk végig, mennyivel korábban szólunk az érdeklődőknek a változásokról, illetve milyen időpontra tesszük át az eseményt.

Készüljünk egy biztos B tervvel

A legbiztosabb felkészülést természetesen egy vészhelyzetre fenntartott beltéri helyszín jelenti, ahol az időjárás biztosan nem tudja keresztülhúzni a számításainkat. Olyan helyet keressünk, ahol biztosítani tudjuk a megfelelő fény-, és hangtechnikát, illetve kényelmesen elférnek az érdeklődők.

Azt, hogy mennyien érkeznének, érdemes előzetesen felmérni, erre alkalmas például Facebook esemény létrehozása. Ezen a platformon folyamatosan kommunikálhatunk a résztvevőkkel, így szólhatunk nekik arról is, mikorra várható az esőnap.

Az persze kevés, ha egy felületen hívjuk fel erre a figyelmet. Lehetőleg ezt az információt minden felületen kommunikáljuk: a weboldalon, a kihelyezett plakátokon, valamint a helyi tv csatornán futó hirdetéseken.

Mi legyen a belépő árával?

Ha olyan eseményt szervezünk, amelyre előzetesen kell jegyet venni (például szabadtéri színházi előadást), akkor gondoljunk a jegyár visszafizetésére is. Általában ezt úgy szokták megoldani, hogy csak akkor lehet visszaváltani, ha a rendezvényt a kitűzött esőnapon sem lehet megtartani.

Erre a jegyvásárlás helyszínén adjunk lehetőséget és lehetőleg az elmaradt programot követő munkanaptól számított 5 napot biztosítsunk. Egy másik, hasonló eseményen való részvételt is felkínálhatunk – amennyiben van ilyen kilátásban.

Iratkozz fel a cikkfigyelőre!

Csak hetente egy összefoglaló emailt küldünk.

Bármikor leiratkozhatsz, ha nem tetszik.

Értesülsz a friss hírekről és árajánlatokról.